Автоматизация финансов может существенно улучшить денежный поток, снизить операционные риски и предоставить руководству более четкое представление о результатах деятельности. В нем рассказывается о том, как структурированные рабочие процессы в таких областях, как кредиторская и дебиторская задолженность, прогнозирование, управление расходами, соблюдение нормативных требований и отчетность, позволяют финансовым командам выйти за рамки ручной обработки и выполнять стратегическую функцию, поддерживаемую системами ERP, автоматизацией и прикладным искусственным интеллектом, практичным и ориентированным на бизнес способом.
Финансы — это место, где рост становится реальным. Выручка регистрируется, расходы контролируются, выплачивается заработная плата, а решения либо подтверждаются, либо раскрываются. Когда финансы работают хорошо, у руководства есть ясность. Когда это не так, это ощущает вся компания.
Самые большие преимущества автоматизации финансов практичны и измеримы:
Если финансовое подразделение может закрывать бухгалтерские книги за несколько дней, а не недель, уверенно прогнозировать поступление денежных средств и отвечать на запросы аудиторов без необходимости рыться в почтовых ящиках, это меняет методы работы бизнеса.
В Nexoid мы подходим к автоматизации финансов, исходя из этого результата в обратном направлении. Цель заключается не в развертывании инструментов. Цель состоит в том, чтобы устранить проблемы с финансовым двигателем компании.
Многие финансовые команды по-прежнему полагаются на цепочки электронной почты, общие папки и ручное утверждение счетов. Счет-фактура приходит, кто-то загружает его, повторно вводит данные в ERP, отправляет их на утверждение, проверяет и, в конечном итоге, назначает оплату. Это работает, но на это уходит несколько часов в неделю, что создает риск, которого можно избежать.
Благодаря структурированной автоматизации входящие счета регистрируются и проверяются автоматически. Данные сверяются с заказами на покупку и контрактами. Несоответствия отмечены. Согласования направляются нужному лицу в зависимости от суммы, отдела или проекта. После утверждения ERP обновляется без повторного ввода информации.
Эффект очевиден:
Финансовые команды нашли время пересмотреть структуру расходов вместо того, чтобы искать подписи.
Давление на денежные потоки часто связано не столько с продажами, сколько с последующей деятельностью. Счета выставляются с опозданием. Напоминания противоречивы. Споры остаются нерешенными.
Автоматизация позволяет создавать счета непосредственно на основе выполненных заказов на продажу или основных этапов проекта. Условия оплаты отслеживаются в режиме реального времени. Последовательности напоминаний запускаются автоматически в зависимости от устаревания данных. Если клиент поднимает спор, он передается ответственному менеджеру по работе с клиентами с полным контекстом.
Для моделей подписки или периодического дохода платежи с нескольких шлюзов могут автоматически сверяться в ERP. Неудачные платежи помечаются, а рабочие процессы восстановления запускаются без ручного вмешательства.
В результате продажи сокращаются по продолжительности рабочих дней, а также обеспечивается более четкое представление об ожидаемом поступлении денежных средств. Руководство может планировать найм, инвестиции или расширение бизнеса на основе достоверных цифр, а не предположений.
Закрытие месяца часто рассматривается как испытание на выносливость. Данные хранятся в нескольких системах. Записи в журнале готовятся в виде электронных таблиц. Для сверки требуется ручная перекрестная проверка.
Благодаря непосредственной интеграции операционных систем с ERP и автоматизации периодических записей, распределений и сверки операций закрытие счетов становится структурированным и предсказуемым. Банковские отчеты сверяются автоматически. Внутрихолдинговые транзакции сопоставляются в фоновом режиме. Отклонения, превышающие заранее установленные пороговые значения, помечены для проверки.
С помощью прикладного искусственного интеллекта финансовые руководители могут запрашивать свои данные простым языком. Они могут спросить, почему операционные расходы в определенном отделе выросли или какие клиенты склонны задерживать платежи, и получить структурированный анализ на основе текущих данных.
Быстрое закрытие книг само по себе не означает скорость. Это означает, что решения принимаются на основе текущей информации, а не реальности прошлого месяца.
Претензии о возмещении расходов часто являются источником разногласий. Сотрудники представляют квитанции в разных форматах. Политики применяются непоследовательно. Финансовые отделы тратят время на рассмотрение мелких вопросов.
Автоматизация собирает чеки, проверяет их соответствие правилам и соответствующим образом направляет утверждения. Расходы в пределах установленных лимитов могут утверждаться автоматически. Выбросы увеличиваются с помощью четких объяснений. Возмещение расходов запланировано без ручной обработки.
Со временем агрегированные данные выявляют следующие закономерности:
Преимущество заключается в последовательном осуществлении финансовой политики без ненужной бюрократии.
Прогнозы часто основаны на статических электронных таблицах и обновлениях вручную. Объединяя каналы продаж, кадровое планирование, данные о закупках и исторические финансовые показатели в единую среду ERP, прогнозы динамически обновляются.
Если крупная сделка закрывается, прогнозируемый доход и стоимость доставки автоматически корректируются. Если прием на работу откладывается, прогнозы по заработной плате соответственно меняются. Сценарное планирование становится практическим, а не теоретическим.
Инструменты искусственного интеллекта могут помочь финансовым командам составлять готовые сводки на основе фактических данных об эффективности, выявлять отклонения и тенденции при одновременном обеспечении полного надзора и контроля.
Требования соответствия продолжают расти во всех отраслях. Документация имеет важное значение, будь то налоговая отчетность, нормативные обязательства или внутренний контроль.
Автоматизация создает последовательные контрольные журналы. Каждое одобрение, изменение и транзакция регистрируются. Сопроводительные документы напрямую связаны с записями в ERP. Когда аудиторы запрашивают документацию, ее можно немедленно получить.
Для компаний, работающих в нескольких юрисдикциях, рабочие процессы адаптируются к местным требованиям. Налоговые расчеты основаны на национальных правилах. Пакеты отчетов могут быть созданы в соответствии с местными стандартами.
Это снижает риск несоблюдения требований и сокращает циклы аудита. Это также снижает внутренние издержки, связанные с соблюдением нормативных требований.
Когда повторяющаяся работа автоматизирована, финансовые команды переключают свое внимание. Вместо того чтобы тратить большую часть времени на ввод и согласование данных, они анализируют рентабельность по линейкам продуктов, оценивают прибыльность клиентов и оценивают инвестиционные возможности.
Автоматизация повышает эффективность работы квалифицированных финансовых специалистов. Небольшая команда может управлять большими объемами транзакций и более сложной отчетностью без увеличения численности персонала такими же темпами.
Для владельцев и руководителей бизнеса это означает:
Наша работа сочетает внедрение ERP, автоматизацию рабочих процессов и прикладной искусственный интеллект таким образом, чтобы это соответствовало операционной модели каждого клиента. Мы начинаем с финансовых результатов, важных для бизнеса, сопоставляем существующие процессы, выявляем проблемы и риски, а также автоматизируем проектирование, которое органично интегрируется в повседневную деятельность.
Если ваша финансовая команда тратит слишком много времени на то, чтобы держать свет включенным, и не уделяет достаточного внимания развитию бизнеса, есть над чем работать. Целенаправленное обсуждение поможет понять, где автоматизация принесет наибольшую отдачу и как подойти к этой задаче без прерывания операционной деятельности. закажите звонок