Automatyzacja finansów może znacząco poprawić przepływy pieniężne, zmniejszyć ryzyko operacyjne i zapewnić przywództwu wyraźniejszy wgląd w wyniki. Przedstawia, w jaki sposób ustrukturyzowane przepływy pracy w zakresie zobowiązań, należności, prognozowania, zarządzania wydatkami, zgodności i raportowania umożliwiają zespołom finansowym wyjście poza przetwarzanie ręczne i działanie jako funkcja strategiczna, wspierana przez systemy ERP, automatyzację i zastosowaną sztuczną inteligencję w praktyczny, zorientowany na biznes sposób.
Finanse to miejsce, w którym wzrost staje się rzeczywisty. Przychody są rejestrowane, koszty są kontrolowane, lista płac jest pokrywana, a decyzje są zatwierdzane lub ujawniane. Kiedy finanse działają dobrze, przywództwo ma jasność. Kiedy tak się nie dzieje, czuje to cała firma.
Największe wygrane w automatyzacji finansów są praktyczne i mierzalne:
Jeśli funkcja finansowa może zamknąć księgi w kilka dni zamiast tygodni, przewidywać gotówkę z ufnością i odpowiadać audytorom bez przeszukiwania skrzynek odbiorczych, zmienia to sposób działania firmy.
W Nexoid podchodzimy do automatyzacji finansów z tego wyniku wstecz. Celem nie jest wdrażanie narzędzi. Celem jest usunięcie tarcia z silnika finansowego firmy.
Wiele zespołów finansowych nadal polega na łańcuchach e-mail, folderach udostępnionych i ręcznych zatwierdzeniach faktur. Nadchodzi faktura, ktoś ją pobiera, ponownie wpisuje dane do ERP, przekazuje je do zatwierdzenia, śledzi i ostatecznie planuje płatność. Działa, ale zużywa godziny tygodniowo i stwarza ryzyko, którego można uniknąć.
Dzięki ustrukturyzowanej automatyzacji przychodzące faktury są rejestrowane i weryfikowane automatycznie. Dane są sprawdzane w odniesieniu do zamówień zakupu i umów. Rozbieżności są oznaczone. Zatwierdzenia są kierowane do odpowiedniej osoby na podstawie kwoty, działu lub projektu. Po zatwierdzeniu system ERP jest aktualizowany bez ponownego wyświetlania informacji.
Wpływ jest wyraźny:
Zespoły finansowe odzyskują czas na przeglądanie wzorców wydatków zamiast ścigać podpisy.
Presja przepływów pieniężnych często ma mniej wspólnego ze sprzedażą, a bardziej z kontynuacją. Faktury wychodzą późno. Przypomnienia są niespójne. Spory pozostają nierozwiązane.
Automatyzacja zapewnia, że faktury są generowane bezpośrednio z zrealizowanych zamówień sprzedaży lub kamieni milowych projektu. Warunki płatności są śledzone w czasie rzeczywistym. Sekwencje przypomnień są uruchamiane automatycznie na podstawie danych starzenia się. Jeśli klient podniesie spór, jest on kierowany do odpowiedzialnego menedżera konta z dołączonym pełnym kontekstem.
W przypadku subskrypcji lub modeli przychodów cyklicznych płatności z wielu bram mogą być automatycznie uzgadniane w systemie ERP. Nieudane płatności są oznaczane, a procesy odzyskiwania są inicjowane bez ręcznej interwencji.
Rezultatem jest krótsze dni sprzedaży i wyraźniejszy wgląd w oczekiwane wpływy gotówki. Przywództwo może planować zatrudnienie, inwestycje lub ekspansję w oparciu o wiarygodne liczby zamiast założeń.
Zakończenie miesiąca jest często traktowane jako test wytrzymałości. Dane żyją w wielu systemach. Wpisy do dziennika są przygotowywane w arkuszach kalkulacyjnych. Pojednanie wymaga ręcznej kontroli krzyżowej.
Dzięki integracji systemów operacyjnych bezpośrednio z ERP i automatyzowaniu powtarzających się wpisów dziennika, alokacji i uzgodnień, proces ten staje się ustrukturyzowany i przewidywalny. Kanały bankowe są uzgadniane automatycznie. Transakcje międzyfirmowe są dopasowane w tle. Odchylenia poza wstępnie zdefiniowanymi progami są oznaczane do przeglądu.
Dzięki zastosowanej sztucznej inteligencji liderzy finansów mogą wyszukiwać swoje dane w prostym języku. Mogą zapytać, dlaczego koszty operacyjne wzrosły w określonym dziale lub którzy klienci mają tendencję do opóźnień w płatnościach, i otrzymać ustrukturyzowaną analizę na podstawie bieżących danych.
Szybsze zamykanie książek nie polega na szybkości dla samego siebie. Oznacza to, że decyzje podejmowane są na podstawie bieżących informacji, a nie rzeczywistości z zeszłego miesiąca.
Roszczenia z tytułu wydatków są częstym źródłem tarcia. Pracownicy przesyłają pokwitowania w różnych formatach. Zasady są stosowane niespójnie. Zespoły finansowe poświęcają czas na przeglądanie drobnych przedmiotów.
Automatyzacja rejestruje rachunki, weryfikuje je zgodnie z zasadami i odpowiednio kieruje zatwierdzenia. Wydatki w granicach mogą być zatwierdzane automatycznie. Odstępstwa są eskalowane jasnymi wyjaśnieniami. Zwroty kosztów są planowane bez ręcznej obsługi.
Z biegiem czasu zagregowane dane podkreślają wzorce:
Korzyścią jest konsekwentne egzekwowanie polityki finansowej bez zbędnej biurokracji.
Prognozy często opierają się na statycznych arkuszach kalkulacyjnych i ręcznych aktualizacjach. Łącząc rurociągi sprzedaży, planowanie HR, dane dotyczące zamówień i historyczne wyniki finansowe w zunifikowane środowisko ERP, prognozy są dynamicznie aktualizowane.
Jeśli ważna transakcja zostanie zamknięta, przewidywane przychody i koszt dostawy dostosowują się automatycznie. Jeśli zatrudnienie jest opóźnione, prognozy płac zmieniają się odpowiednio. Planowanie scenariuszy staje się bardziej praktyczne niż teoretyczne.
Narzędzia AI mogą pomóc zespołom finansowym w tworzeniu gotowych do zarządu podsumowań opartych na rzeczywistych danych dotyczących wydajności, podkreślając odchylenia i trendy przy jednoczesnym zachowaniu pełnego nadzoru i kontroli.
Wymagania dotyczące zgodności stale rosną w różnych branżach. Niezależnie od tego, czy chodzi o sprawozdawczość podatkową, obowiązki regulacyjne, czy kontrole wewnętrzne, dokumentacja ma znaczenie.
Automatyzacja tworzy spójne ścieżki audytu. Każde zatwierdzenie, zmiana i transakcja są rejestrowane. Dokumenty uzupełniające są bezpośrednio powiązane z wpisami w ERP. Gdy audytorzy żądają dokumentacji, można ją natychmiast pobrać.
W przypadku firm działających w wielu jurysdykcjach przepływy pracy dostosowują się do lokalnych wymagań. Obliczenia podatkowe odzwierciedlają zasady specyficzne dla kraju. Pakiety raportowania mogą być generowane zgodnie z lokalnymi standardami.
Zmniejsza to ryzyko niezgodności i skraca cykle audytu. Obniża również wewnętrzny koszt zachowania zgodności.
Gdy powtarzalna praca jest zautomatyzowana, zespoły finansowe zmieniają swój nacisk. Zamiast poświęcać większość czasu na wprowadzanie i uzgadnianie danych, analizują marże według linii produktów, oceniają rentowność klientów i oceniają możliwości inwestycyjne.
Automatyzacja zwiększa dźwignię wykwalifikowanych specjalistów ds. finansów. Mały zespół może zarządzać większymi wolumenami transakcji i bardziej złożonymi raportami bez zwiększania liczby pracowników w tym samym tempie.
Dla właścicieli firm i kadry kierowniczej przekłada się to na:
Nasza praca łączy implementację ERP, automatyzację przepływu pracy i zastosowaną sztuczną inteligencję w sposób pasujący do modelu operacyjnego każdego klienta. Zaczynamy od wyników finansowych, które mają znaczenie dla firmy, mapujemy istniejące procesy, identyfikujemy tarcia i ryzyko oraz projektujemy automatyzację, która jest czysto zintegrowana z codzienną operacją.
Jeśli Twój zespół finansowy spędza zbyt dużo czasu na utrzymywanie świateł i za mało czasu na prowadzenie działalności do przodu, jest znaczne pole do poprawy. Skupiona dyskusja może wyjaśnić, gdzie automatyzacja przyniesie najsilniejszy zwrot i jak podejść do niego bez zakłócania operacji. zarezerwuj połączenie